PEDOMAN PENULISAN SURAT MADRASAH ALIYAH AL FATAH BADAS
A. Pendahuluan
Untuk memperlancar komunikasi antar Dinas, lembaga dan organisasi-organisasi lain MA. Al Fatah Badas menempatkan surat sebagai alat komunikasi terpenting yang tidak terpisahkan dalam menunjang kelancaran berorganisasi. Untuk mendukung kelancaran dan memudahkan pendataan surat keluar dan surat masuk MA. Al Fatah Badas membuat sebuah pedoman khusus pengkodean dan penomoran surat-surat tersebut. Pada dasarnya penomoran dan pengkodean surat tidak ada pedoman khusus, namun disesuaikan dengan kebijakan setiap organisasi atau lembaga.
B. Jenis-jenis surat
Pengelompokan surat di MA. Al Fatah Badas didasarkan dari beberapa jenis surat yaitu sebagai berikut
1. Surat Keputusan
2. Surat Pemberitahuan
3. Surat Undangan
4. Surat Keterangan
5. Surat Permohonan
6. Surat Ucapan Selamat
7. Surat Tugas
8. Surat Mutasi
9. Surat Pengantar
10. Surat Ucapan Terima Kasih
11. Surat Kesediaan Menerima
C. Penomoran surat
Penomoran surat di mulai dengan angka 001 dan seterusnya dengan klasifikasi surat keluar. Jika dalam satu surat yang sama dikeluarkan lebih dari satu surat maka surat keluar disesuaikan sesuai urutan kemudian dalam setiap surat yang sama tersebut di urutkan dengan abjad. Contoh dalam satu surat yang sama terdapat 10 penerima maka surat-surat tersebut di urutkan dan di mulai dengan huruf (a) kecil. Exp: 001.a, 001.b, 001.c dan seterusnya sampai surat yang ke sepuluh 01.j .
D. Kode surat
Setelah memberikan nomor pada surat maka seyogyanya diberikan kode khusus untuk mempermudah pendataan surat-surat yang beredar. Setiap surat memiliki kode-kode tersendiri sesuai dengan kebijakan. MA. Al Fatah Badas sendiri memiliki kode khusus dalam mengklasifikasi surat keluar. Surat keluar yang ditujukan kepada perorangan dan atau organisasi dan atau pemerintahan diluar intern MA. Al Fatah Badas maka harus diketahui ketua/Kepala MA. Al Fatah Badas dan di tanda tangani.
1. A.1 = Surat keluar dalam lingkungan intern dan ekstern MA. Al Fatah Badas yang ditanda tangani oleh ketua/Kepala Madrasah.
2. A.2 = Surat keluar yang di tujukan kepada perorangan, organisasi atau pemerintahan diluar intern MA. Al Fatah Badas yang ditanda tangani oleh ketua/Kepala Madrasah .
3. B.1 = Surat yang dikeluarkan oleh Bendahara Madrasah dalam lingkungan intern MA. Al Fatah Badas yang ditanda tangani oleh ketua/Kepala Madrasah dan atau Bendahara Madrasah.
4. B.2 = Surat yang dikeluarkan oleh Bendahara Madrasah yang ditujukan kepada perorangan atau organisasi diluar intern MA. Al Fatah Badas yang di tanda tangani oleh ketua/Kepala Madrasah dan atau Bendahara Madrasah.
5. C.1 = Surat yang dikeluarkan oleh Wakil Kepala Bidang Kurikulum yang ditanda tangani oleh ketua/Kepala Madrasah dan atau Wakil Kepala Bidang Kurikulum
6. C.2 = Surat yang dikeluarkan oleh Wakil Kepala Bidang Kesiswaan yang ditanda tangani oleh ketua/Kepala Madrasah dan atau Wakil Kepala Bidang Kesiswaan
7. C.3 = Surat yang dikeluarkan oleh Wakil Kepala Bidang Sarana Prasarana yang ditanda tangani oleh ketua/Kepala Madrasah dan atau Wakil Kepala Bidang Sarana Prasarana
8. C.4 = Surat yang dikeluarkan oleh Wakil Kepala Bidang Perpustakaan yang ditanda tangani oleh ketua/Kepala Madrasah dan atau Wakil Kepala Bidang Perpustakaan.
9. C.5 = Surat yang dikeluarkan oleh Wakil Kepala Bidang Humasy yang ditanda tangani oleh ketua/Kepala Madrasah dan atau Wakil Kepala Bidang Humasy.
10. PAPIRUS = Surat keluar khusus dari panitia pergantian pengurus yang ditanda tangani oleh ketua panitia dan sekretaris panitia.
11. PAN = Surat keluar dari kepanitian umum yg ditanda tangani oleh ketua panitia dan sekretaris panitia.
12. ISTIMEWA = kode / nomor surat khusus untuk piagam penghargaan, keputusan, dll.
· Catatan: surat keluar yg ditujukan kepada extern (di luar intern MA. Al Fatah Badas) harus diketahui (mengetahui) Ketua/Kepala MA. Al Fatah Badas dan ditanda tangani.
· Contoh penulisan kode surat yang dikeluarkan bidang ketatausahaan
001/A.1-A.2/526-MA.F/VII/2010
Keterangan:
Keterangan:
001 = nomor surat keluar
A.1-A.2 = kode surat
526-MA.F = yang mengeluarkan surat
VII = bulan pengeluaran surat
2011 = tahun pengeluaran surat
· Contoh penulisan kode surat yang dikeluarkan bendahara madrasah
001/A.1-B.1/526-MA.F/VII/2010
Keterangan:
Keterangan:
001 = nomor surat keluar
A.1-B.1 = kode surat
526-MA.F = yang mengeluarkan surat
VII = bulan pengeluaran surat
2011 = tahun pengeluaran surat
· Contoh penulisan kode surat yang dikeluarkan bidang Kurikulum
001/A.1-C.1/526-MA.F/VII/2010
Keterangan:
Keterangan:
001 = nomor surat keluar
A.1-C.1 = kode surat
526-MA.F = yang mengeluarkan surat
VII = bulan pengeluaran surat
2011 = tahun pengeluaran surat
· Contoh penulisan kode surat yang dikeluarkan bidang Kesiswaan
001/A.1-C.2/526-MA.F/VII/2010
Keterangan:
Keterangan:
001 = nomor surat keluar
A.1-C.2 = kode surat
526-MA.F = yang mengeluarkan surat
VII = bulan pengeluaran surat
2011 = tahun pengeluaran surat
· Contoh penulisan kode surat yang dikeluarkan bidang Sarana Prasarana
001/A.1-C.3/526-MA.F/VII/2010
Keterangan:
Keterangan:
001 = nomor surat keluar
A.1-C.3 = kode surat
526-MA.F = yang mengeluarkan surat
VII = bulan pengeluaran surat
2011 = tahun pengeluaran surat
· Contoh kode surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan
003/PAN/526-MA.F/VII/2010
Keterangan:
003/PAN/526-MA.F/VII/2010
Keterangan:
003 = no surat keluar
PAN = kode surat
526-MA.F = yang mengeluarkan surat
VII = bulan pengeluaran surat
2011 = tahun pengeluaran surat
E. Penutup
Demikianlah panduan penomoran ini dibuat dengan tujuan mempermudah dalam mencatat atau mengklasifikasikan surat-surat khususnya surat keluar yang beredar. Dan untuk membantu memberikan kemudahan bagi ketatausahaan dalam mengelola administrasi yang ada di MA. Al Fatah Badas. Semoga setiap usaha yang kita lakukan mendapat ridlo dan inayah dari Allah SWT.amin.
Badas, 1 Juli 2011
Kepala Madrasah
MOHAMMAD MUNIB, S.Ag.
